image par defaut
13 juin 2024

Assistant(e) de Direction de Centre (H/F)

Advantail est le partenaire des lieux de commerce qui associe sens et performance 🧭🏆

Les Ă©quipes Advantail, commerçantes et engagĂ©es, gĂšrent 16 lieux de commerce en France et en Suisse, outlets, centres commerciaux, retail parks, galeries de centre-ville. đŸ›ïž

Advantail – au-delĂ  de son rĂŽle de gestionnaire – associe le property management, retail management, commercialisation et green transformation. đŸŒđŸŒ±

Nous souhaitons plus que jamais donner du sens Ă  notre mission : promouvoir un mode de consommation raisonnĂ©e et une gestion responsable des lieux, guidĂ©s par les valeurs que nous incarnons, fondĂ©es sur l’engagement, le dĂ©passement, l’intĂ©gritĂ©, la proximitĂ© et le plaisir. C’est pourquoi nous avons obtenu en 2023 la certification B-corp.

Alors pourquoi nous rejoindre concrĂštement ?

Pour nos valeurs ♻, notre intĂ©gration renforcĂ©e avec l’accompagnement d’un mentor/expert mĂ©tier ⛳, notre engagement auprĂšs d’actions bĂ©nĂ©voles (une journĂ©e offerte par an) đŸ’Ș

Avantages

– RSE
– Formations internes
– Jour de bĂ©nĂ©volat
– Mutuelle
– Prime sur objectifs
– Mentoring
– Cooptation

  • Mission

Objectifs et enjeux du poste :

Le collaborateur aura pour objectif d’assurer le travail de prĂ©-comptabilisation inhĂ©rent Ă  la Direction de Centre (engagement, suivi, facturation) ainsi que d’assurer l’assistanat de toutes ses composantes (Directeur, Responsable Technique et SĂ©curitĂ© et Responsable Marketing). Pour ce faire, il sera amenĂ© Ă  exercer les missions suivantes :

Responsabilités permanentes et missions ponctuelles :

  • Assurer l’assistanat de la Direction de Centre Ă  travers les missions suivantes :
  • Accueil physique et tĂ©lĂ©phonique des enseignes, des clients et des prestataires
  • Gestion des communications internes et externes du Centre, en tant que point d’entrĂ©e principal en la matiĂšre (Qualification, hiĂ©rarchisation et orientation des appels avec l’équipe du Centre)
  • Tenue des agendas
  • Organisation et veille du respect des plannings de travail Ă©laborĂ©s dans le cadre de la rĂ©partition des tĂąches au sein de l’équipe (permanence, vacances, calendriers partagĂ©s)
  • Organisation des rendez-vous et rĂ©unions sur la base des donnĂ©es fournies par les services, rĂ©daction et diffusion des comptes rendus de rĂ©union
  • Mise Ă  jour des bases de donnĂ©es (fournisseurs, enseignes locales, Direction d’enseigne dans un fichier commun et sous Outlook)
  • Gestion des courriers entrants et sortants
  • PrĂ©sentations Powerpoint
  • Gestion des stocks de fournitures administratives et frais de tĂ©lĂ©phonie
  • Suivi des outils informatiques et d’impression
  • RĂ©alisation des affiches d’information (peinture fraiche, hors service, 
)
  • Suivi des candidatures en lien avec la mission pour l’emploi local et les enseignes, etc.
  • Suivi administratif des dossiers prestataires (Kbis, Assurance, Attestations…) conformĂ©ment Ă  la procĂ©dure Advantail
  • Suivi comptable et budgĂ©taire : les devis, prĂ©paration de l’arrĂȘtĂ© de l’annĂ©e « N-1 », estimation du probable de fin d’annĂ©e, dĂ©nonciation des contrats, Ă©chĂ©anciers des contrats, suivi des budgets (saisie des contrats, des bons de commande, de livraison, Ă  payer
), en se portant garant de la fiabilitĂ© des informations passĂ©es, envoi des piĂšces Ă  la comptabilitĂ© pour paiement, assurer les relances facturation et paiement
  • Contacts avec les autoritĂ©s de tutelle et les diffĂ©rents services du siĂšge, etc.
  • Assistanat de la Direction de centre et du siĂšge dans les relations avec les Assurances, dans une optique de maintien et d’amĂ©lioration des Immeubles ainsi que de protection des biens et des personnes : dĂ©clarations de sinistres avec des tiers, suivi, relances etc.
  • Archivage des baux, des renouvellements ou autres conventions d’occupation prĂ©caire, avenant, correspondances, contact avec l’huissier de justice) ; assurer le suivi des entrĂ©es et sorties sur sharepoint, rĂ©ception des doubles des PV.
  • Gestions les infractions au RĂšglement IntĂ©rieur du Centre Commercial
  • Participation Ă  la charte zĂ©ro dĂ©faut grĂące Ă  un regard Ă  un 360° (technique, marketing, retail)

 

Assister le Directeur du centre dans le suivi retail du site Ă  travers les missions suivantes:

  • Collecte hebdomadaire et mensuelle, saisie des donnĂ©es Ă©conomiques (CA, clients, etc.) dans le logiciel des indicateurs retail pour les enseignes ne bĂ©nĂ©ficiant pas de connexions internet et vĂ©rification hebdomadaire de la qualitĂ© des donnĂ©es saisies par les enseignes sur la plateforme web ; analyse des donnĂ©es Ă©conomiques
  • RĂ©alisation et diffusion des reportings hebdomadaire et mensuel des donnĂ©es Ă©conomiques (pour les enseignes et les investisseurs)
  • RĂ©alisation du reporting bailleur et le focus Megabrands
  • Organisation des rĂ©unions enseignes (aide Ă  la prĂ©paration du support, suivi des participants, prĂ©paration de la salle et de l’accueil)
  • PrĂ©paration du dispositif opĂ©ration commerciale, rĂ©colte des offres, Ă©tablissement des bilans

Assister le Responsable technique et sécurité dans :

  • Organisation de la consultation des prestataires
  • Refonte des cahiers des charges de contrats
  • RĂ©daction des appels d’offre le cas Ă©chĂ©ant
  • L’organisation des commissions de sĂ©curitĂ© (convocations, PV, prĂ©paration des dossiers, suivi des rĂ©serves, etc.)
  • Recherche et rĂ©colte les donnĂ©es nĂ©cessaires Ă  l’élaboration des statistiques sĂ©curitĂ©-sĂ»retĂ© / donnĂ©es fluides

 

Assister le Responsable Marketing dans :

  • La mise en place de la politique marketing du Centre, et plus particuliĂšrement dans la mise en Ɠuvre de la politique Image Accueil Service
  • La PrĂ©paration et le suivi des AssemblĂ©es gĂ©nĂ©rales ordinaires de l’association des commerçants (le cas Ă©chĂ©ant), les formalitĂ©s administratives

 

Déploiement de la stratégie RSE :

  • Mettre en Ɠuvre la stratĂ©gie groupe RSE, ĂȘtre un Ă©lĂ©ment moteur de la dĂ©clinaison de cette stratĂ©gie
  • Être force de propositions sur les actions Ă  mener en vue de favoriser l’environnement
  • Être exemplaire en matiĂšre de loyautĂ© des pratiques

 

Liaisons ponctuelles et contributions du collaborateur auprĂšs de ses clients internes

  • Directeur de Centre et ses collaborateurs
  • DĂ©veloppement de contacts rĂ©guliers avec les commerçants
  • Liaisons transversales avec reprĂ©sentant de l’investisseur, autres services Advantail (comptabilitĂ©, locatif)

Profil

Compétences requises :

  • MaĂźtrise du pack office
  • Organisation, rigueur
  • Sens du relationnel, esprit d’équipe
  • Aisance orale et Ă©crite (dont maĂźtrise orthographique)

Nos offres d'emploi

logo advantail
Assistant(e) de Direction de Centre (H/F) Coquelle (32)
expérience demandée :

1 à 3 ans d'expériences

poste Ă  pourvoir :

poste en CDI basé à Coquelle (32)

logo advantail
Chargé(e) Technique et Travaux nationaux Paris 75009
expérience demandée :

1 an d'expérience

poste Ă  pourvoir :

alternance - Chargé Technique et Travaux nationaux

logo advantail
ContrĂŽleur de gestion H/F Nailloux (31)
expérience demandée :

1 à 3 ans d'expériences dans le domaine

poste Ă  pourvoir :

Poste en CDI basé à Nailloux (31)

Advantail - Make Sense Get Results - Vendeuse/Vendeur CDD 30h 2 mois renouvelable ( remplacement congés d'été ) / Contrat étudiant / Alternance - cos logo 2022 e1693984966216 - 3
Vendeuse/Vendeur CDD 30h 2 mois renouvelable ( remplacement congĂ©s d’Ă©tĂ© ) / Contrat Ă©tudiant / Alternance Channel Outlet Store
expérience demandée :

1 Úre expérience professionnelle recommandée

poste Ă  pourvoir :

Vendeuse/Vendeur CDD 30h 2 mois renouvelable ( remplacement congés d'été ) / Contrat étudiant / Alternance